TTS pháp lý: Hồ Thị Ngọc Nhi
Trong môi trường kinh doanh và quản lý, việc lập Biên bản họp không chỉ là vấn đề thủ tục mà còn là bước quan trọng để xác nhận các quyết định, ý kiến và thỏa thuận. Tuy nhiên, đôi khi có trường hợp một số thành viên hoặc cổ đông không ký tên vào tài liệu này, tạo ra những thách thức về tính hợp pháp và minh bạch. Do đó, đặt ra vấn đề khi xảy ra tình huống trên doanh nghiệp cần phải làm gì? Hãy cùng VLM Law Firm tìm hiểu vấn đề trên thông qua bài viết: Làm gì khi thành viên/cổ đông không ký tên vào Biên bản họp?
1. Biên bản họp là gì?
Biên bản họp là một tài liệu ghi chép lại những thông tin như thời gian, địa điểm của cuộc họp, danh sách các thành viên tham dự, các vấn đề được thảo luận, quyết định được đưa ra trong cuộc họp của Công ty. Biên bản họp phải được lập thành văn bản và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.
2. Có bắt buộc phải có tất cả chữ ký của thành viên/cổ đông Công ty trong Biên bản họp?
Tùy thuộc vào từng loại hình Công ty khác nhau mà pháp luật có quy định riêng đối với vấn đề này. Hãy cùng VLM tìm hiểu thông qua bảng biểu sau:
| Loại hình Công ty | Biên bản họp |
| Công ty Trách nhiệm Hữu hạn (TNHH) | Căn cứ theo Khoản 3, Điều 60 Luật Doanh nghiệp 2020. Biên bản trong Công ty TNHH, không bắt buộc phải có chữ ký của tất cả thành viên, trừ trường hợp chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp. Trường hợp chủ tọa, người ghi biên bản từ chối ký biên bản họp thì Biên bản họp phải ghi rõ việc này. Người ký biên bản họp chịu trách nhiệm liên đới về tính chính xác và trung thực của nội dung biên bản họp Hội đồng thành viên. Chủ tọa, người ghi biên bản chịu trách nhiệm cá nhân về thiệt hại xảy ra đối với doanh nghiệp do từ chối ký biên bản họp theo quy định của Luật này, Điều lệ công ty và pháp luật có liên quan. |
| Doanh nghiệp Nhà nước (DNNN) | Căn cứ theo Khoản 7, Điều 98, Luật Doanh nghiệp 2020, Biên bản họp của Hội đồng thành viên trong DNNN phải bao gồm: “Họ, tên, chữ ký của thành viên dự họp”. Như vậy đối với DNNN thì bắt buộc phải có chữ ký của tất cả thành viên. |
| Công ty Cổ ty Cổ phần (CTCP) | Căn cứ vào Điểm i, Khoản 1, Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020, Biên bản họp Đại hội đồng Cổ đông của CTCP phải bao gồm “Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký. Trường hợp chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp thì biên bản này có hiệu lực nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định tại khoản này. Biên bản họp ghi rõ việc chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp.” Như vậy, Biên bản họp trong CTCP không bắt buộc phải có chữ ký của tất cả thành viên, trừ trường hợp chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp. Trường hợp chủ tọa, người ghi biên bản từ chối ký biên bản họp thì Biên bản họp phải ghi rõ việc này. |
| Công ty Hợp danh (CTHD) | Căn cứ theo Khoản 3, Điều 183 Luật Doanh nghiệp 2020, Biên bản họp của Hội đồng thành viên trong CTHD phải bao gồm: “Họ, tên, chữ ký của thành viên dự họp”. Như vậy đối với DNNN thì bắt buộc phải có chữ ký của tất cả thành viên. |
3. Cần làm gì trong các trường hợp Biên bản họp yêu cầu bắt buộc phải có chữ ký của tất cả thành viên/cổ đông nhưng có thành viên/cổ đông không ký tên vào Biên bản họp?
Biên bản họp phải bao gồm đầy đủ các nội dung theo quy định của pháp luật thì mới được xem là có hiệu lực. Đối với các trường hợp bắt buộc phải có đầy đủ tất cả chữ ký của thành viên/cổ đông công ty trong Biên bản họp thì pháp luật lại không quy định cụ thể trách nhiệm pháp lý nếu một hoặc một vài thành viên không ký tên.
Xem xét quy định của pháp luật thì thành viên/cổ đông công ty sẽ phải chịu các nghĩa vụ theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty. Do đó, Doanh nghiệp có thể quy định cụ thể trong Điều lệ công ty về trách nhiệm của thành viên/cổ đông trong trường hợp không ký vào Biên bản cuộc họp. Trong trường hợp Điều lệ công ty không có quy định thì ưu tiên sự thỏa thuận với thành viên/cổ đông công ty.
Trên đây là Bài viết Làm gì khi thành viên/cổ đông không ký tên vào Biên bản họp? VLM Law Firm gửi đến bạn đọc.
Nếu bạn cần Tư vấn hoặc Hỗ trợ Dịch vụ trọn gói, vui lòng liên hệ với VLM Law Firm thông qua các kênh sau:
- Số điện thoại: 0977 364 568 (có thể nhắn trên Zalo)
- Đến trực tiếp tại Văn phòng: 14 Điện Biên Phủ, Phường 17, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh.
- Hoặc bạn BẤM VÀO ĐÂY để điền thông tin, VLM Law Firm sẽ gọi lại cho bạn nhé!